3 outils pour organiser le boulot d’une rédac’ web (enfin, essayer)

Image extraite du fim "Playtime” de Jacques Tati.
Image extraite du fim « Play­time” de Jacques Tati.

Avant, orga­ni­ser le tra­vail de sa rédac­tion, c’était simple. On accro­chait les pages déjà envoyées à l’imprimeur sur un des murs, et quand ce mur était rem­pli, c’est qu’on pou­vait aller boire un canon. Ailleurs, on lis­tait sim­ple­ment les sons ou les vidéos prêtes à être dif­fu­sés dans un conduc­teur, en notant leur durée et en fai­sant gaffe à ne pas empié­ter sur l’émission qui vient après.

Et puis boum, le web est arri­vé. La place est infi­nie, et désor­mais, le seul fac­teur limi­tant, c’est l’énergie des jour­na­listes qui doivent publier les conte­nus. Et peu à peu, l’offre des sites d’actu s’est diver­si­fiée, ne se limi­tant plus à la reprise de dépêches AFP plus ou moins enri­chies.

Com­ment dès lors évi­ter le chaos et orga­ni­ser le tra­vail de son équipe, sachant que cer­tains conte­nus peuvent être pré­pa­rés en quelques minutes (voire en quelques secondes, s’agissant d’un tweet), quand d’autres vont prendre des jours voire des semaines ?

Le meilleur outil, c’est celui dont on se sert

Et com­ment s’assurer d’avoir un flux de copie assez nour­ri pour ali­men­ter ces bêtes insa­tiables que sont les sites de flux, où l’internaute doit trou­ver du nou­veau à se mettre sous la sou­ris à chaque heure du jour ou de la nuit ?

Je liste ici trois outils qui peuvent vous être utiles, mais le plus inté­res­sant sera sans doute vos propres méthodes et les témoi­gnages que vous allez lais­ser dans les com­men­taires ci-des­sous.

Gar­dez en tête aus­si que le meilleur outil du monde, c’est celui dont on se sert. Donc si vous avez pour habi­tude de grif­fon­ner la liste des trucs en cours sur les dos d’une vieille enve­loppe, et que tout le monde est heu­reux comme ça, vous n’avez sans doute pas besoin de lire la suite.

Et puis ne rêvez pas : ce n’est pas parce que vous leur met­tez en place un sys­tème d’organisation que vos troupes vont spon­ta­né­ment s’en empa­rer – c’est l’effet « j’ai ouvert un Google Doc pour que tout le monde mette ses idées mais per­sonne ne s’en sert !»

Si vous sou­hai­tez que le col­lec­tif adopte votre nou­vel outil, c’est à d’abord à vous de vous en ser­vir et de vous assu­rer qu’il soit à jour. C’est seule­ment au bout de quelques semaines à mon­trer l’exemple que vos col­lègues seront (peut-être) assez convain­cus de l’utilité de votre « usine à gaz » qu’ils auront envie de mon­ter à bord à leur tour.

1. Trello, de la liste des courses au projet complet

Exemple de tableau de bord Trello (cliquez pour agrandir).
Exemple de tableau de bord Trel­lo (cli­quez pour agran­dir).

C’est un outil très simple à prendre en main et d’une grande plas­ti­ci­té : Trel­lo peut vous ser­vir à gérer votre liste de courses heb­do­ma­daire comme à mener à bien un pro­jet de nou­velle rubrique ou de refonte.

Le prin­cipe : sur un tableau de bord,  on liste toutes les tâches de l’équipe dans des colonnes qu’on peut nom­mer, dépla­cer et mul­ti­plier à volon­té. Exemple sur l’image ci-des­sous : sujets « pos­sibles », « prêts à publier », « publiés » et « repor­tés ».

Le vrai plus de Trel­lo, c’est qu’il fonc­tionne comme des pou­pées russes :

  • En cli­quant sur une tâche prin­ci­pale, on peut y lis­ter des tâches secon­daires, ajou­ter des fichiers, des com­men­taires, un indi­ca­teur colo­ré…
  • On peut mul­ti­plier les tableaux de bord : par exemple un pour le ser­vice sports et un autre pour le ser­vice inter­na­tio­nal, ou encore un pour les sujets à court terme et un autre pour les enquêtes à long terme.

2. Google Sheet, pour les amoureux des feuilles de calcul

Exemple de “backlog” réalisé avec Google Sheet.
Exemple de “back­log” réa­li­sé avec Google Sheet.

Si vous êtes comme moi un amou­reux du tableur en ligne Google Sheet, sachez que vous pou­vez aus­si l’utiliser comme un ges­tion­naire de pro­jets, et qu’il se révèle, de façon sur­pre­nante, très effi­cace dans ce rôle – voir l’exemple d’un site d’étudiants en école de jour­na­lisme dont j’ai pilo­té le lan­ce­ment, ci-des­sus.

Dans ce cas, vous par­ta­ge­rez votre docu­ment avec tous les col­la­bo­ra­teurs concer­nés, puis vous lis­te­rez un sujet par ligne de votre tableau (pen­sez à figer la ligne d’en-tête). Ensuite, vous aurez besoin des fonc­tion­na­li­tés sui­vantes :

  • Com­men­taire de cel­lule. Je l’ai décou­vert il y a peu : un fil de com­men­taires peut être créé pour chaque cel­lule d’une feuille. Les par­ti­ci­pants à cette conver­sa­tion très ciblée reçoivent une noti­fi­ca­tion par e-mail à chaque nou­veau post.
    Clic droit sur la cel­lule -> « Insé­rer un com­men­taire » dans le menu contex­tuel
  • Mise en forme condi­tion­nelle. Per­met, par exemple, de pas­ser une cel­lule sur fond rouge si le mot « impor­tant » est détec­té à l’intérieur.
    Menu For­mat -> Mise en forme condi­tion­nelle
  • Tri des don­nées. Per­met de chan­ger l’ordre des lignes selon l’une des colonnes, par exemple pour affi­cher les sujets mar­qués « impor­tants » en pre­mier.
    Clic droit sur la lettre de la colonne concer­née, puis « Trier de A à Z »
  • Vues fil­trées. Per­met, par exemple, uni­que­ment les sujets pour les­quelles la colonne « état d’avancement » est « en cours » et la colonne « prio­ri­té » est « très impor­tant ».
    Menu Don­nées -> Vues fil­trées
  • Vali­da­tion des don­nées. Per­met de for­cer l’utilisateur à choi­sir le conte­nu d’une cel­lule entre plu­sieurs valeurs pré­dé­ter­mi­nées, et de créer un petit menu dérou­lant.
    Menu Don­nées -> Vali­da­tion
  • Pro­tec­tion de plages. Per­met de ver­rouiller cer­taines feuilles, cer­taines colonnes ou cer­taines plages de cel­lules, afin d’éviter que des uti­li­sa­teurs patauds ne mettent le bazar dans votre bel édi­fice.
    Menu Don­nées -> Feuilles et plages pro­té­gées
  • Retour à la ligne dans le texte des cel­lules. Par défaut, le texte d’une cel­lule est tron­qué s’il est trop long pour la taille de cette der­nière (sauf si la cel­lule d’à côté et vide). Mais on peut pré­voir un retour à la ligne auto­ma­tique. Atten­tion tout de même, dans ce cas, la hau­teur totale de votre feuille à l’écran va avoir ten­dance à aug­men­ter dan­ge­reu­se­ment, et vous per­drez le côté syn­thé­tique de l’outil.
    Icône « Acti­ver le retour à la ligne auto­ma­tique” de la barre d’outils
  • Et aus­si… Vous pou­vez expor­ter une feuille au for­mat PDF, par exemple pour com­mu­ni­quer l’état d’avancement à votre chef ou à toute l’équipe par e-mail ; consul­ter l’historique des révi­sions voire reve­nir à une ver­sion anté­rieure en cas de plan­tade ; attri­buer un iden­ti­fiant unique à chaque ligne pour une meilleure tra­ça­bi­li­té.

3. Basecamp, une belle interface pour des projets plus complexes

Capture d'écran d'une démo de Basecamp.
Cap­ture d’écran d’une démo de Base­camp.

C’est un peu la Rolls des ges­tion­naires de pro­jets : avec son desi­gn épu­ré et son inter­face aux petits oignons, Base­camp ne fait pas mal aux yeux quand on le charge et ne dérou­te­ra pas les moins agiles du cla­vier dans votre équipe.

Mais il n’est pas gra­tuit, et vous n’aurez peut-être pas besoin d’autant de fonc­tion­na­li­tés (calen­drier, groupe d’utilisateurs, fonds de docu­ments…) si vous ne publiez que trois articles par semaine.

Coté open source et gra­tuit, on peut citer Red­mine, mais son inter­face char­gée est davan­tage étu­diée pour des déve­lop­peurs, et elle risque de décou­ra­ger le com­mun des mor­tels.

Voi­là ! Main­te­nant c’est à vous de racon­ter vos expé­riences en termes d’outils et d’organisation du tra­vail en géné­ral.

Je passe dans beau­coup de rédac­tions et je vois beau­coup de sys­tèmes en place, mais sou­vent leurs uti­li­sa­teurs n’ont pas l’air très satis­faits, je pense qu’un peu de par­tage d’expérience fera du bien à tout le monde.

Un peu d'inspiration !

Depuis 2014, j'accompagne des médias dans leurs projets et je mène mes propres expériences. Retrouvez les réalisations dont je suis le plus fier dans un portfolio qui vous donnera envie d'innover !

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C'est nul, je veux de gros boutons colorés !

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