3 outils pour organiser le boulot d’une rédac’ web (enfin, essayer)

Image extraite du fim "Playtime” de Jacques Tati.
Image extraite du fim « Play­time” de Jacques Tati.

Avant, orga­ni­ser le tra­vail de sa rédac­tion, c’était simple. On accro­chait les pages déjà envoyées à l’imprimeur sur un des murs, et quand ce mur était rem­pli, c’est qu’on pou­vait aller boire un canon. Ailleurs, on lis­tait sim­ple­ment les sons ou les vidéos prêtes à être dif­fu­sés dans un conduc­teur, en notant leur durée et en fai­sant gaffe à ne pas empié­ter sur l’émission qui vient après.

Et puis boum, le web est arri­vé. La place est infi­nie, et désor­mais, le seul fac­teur limi­tant, c’est l’énergie des jour­na­listes qui doivent publier les conte­nus. Et peu à peu, l’offre des sites d’actu s’est diver­si­fiée, ne se limi­tant plus à la reprise de dépêches AFP plus ou moins enri­chies.

Com­ment dès lors évi­ter le chaos et orga­ni­ser le tra­vail de son équipe, sachant que cer­tains conte­nus peuvent être pré­pa­rés en quelques minutes (voire en quelques secondes, s’agissant d’un tweet), quand d’autres vont prendre des jours voire des semaines ?

Le meilleur outil, c’est celui dont on se sert

Et com­ment s’assurer d’avoir un flux de copie assez nour­ri pour ali­men­ter ces bêtes insa­tiables que sont les sites de flux, où l’internaute doit trou­ver du nou­veau à se mettre sous la sou­ris à chaque heure du jour ou de la nuit ?

Je liste ici trois outils qui peuvent vous être utiles, mais le plus inté­res­sant sera sans doute vos propres méthodes et les témoi­gnages que vous allez lais­ser dans les com­men­taires ci-des­sous.

Gar­dez en tête aus­si que le meilleur outil du monde, c’est celui dont on se sert. Donc si vous avez pour habi­tude de grif­fon­ner la liste des trucs en cours sur les dos d’une vieille enve­loppe, et que tout le monde est heu­reux comme ça, vous n’avez sans doute pas besoin de lire la suite.

Et puis ne rêvez pas : ce n’est pas parce que vous leur met­tez en place un sys­tème d’organisation que vos troupes vont spon­ta­né­ment s’en empa­rer – c’est l’effet « j’ai ouvert un Google Doc pour que tout le monde mette ses idées mais per­sonne ne s’en sert !»

Si vous sou­hai­tez que le col­lec­tif adopte votre nou­vel outil, c’est à d’abord à vous de vous en ser­vir et de vous assu­rer qu’il soit à jour. C’est seule­ment au bout de quelques semaines à mon­trer l’exemple que vos col­lègues seront (peut-être) assez convain­cus de l’utilité de votre « usine à gaz » qu’ils auront envie de mon­ter à bord à leur tour.

1. Trello, de la liste des courses au projet complet

Exemple de tableau de bord Trello (cliquez pour agrandir).
Exemple de tableau de bord Trel­lo (cli­quez pour agran­dir).

C’est un outil très simple à prendre en main et d’une grande plas­ti­ci­té : Trel­lo peut vous ser­vir à gérer votre liste de courses heb­do­ma­daire comme à mener à bien un pro­jet de nou­velle rubrique ou de refonte.

Le prin­cipe : sur un tableau de bord,  on liste toutes les tâches de l’équipe dans des colonnes qu’on peut nom­mer, dépla­cer et mul­ti­plier à volon­té. Exemple sur l’image ci-des­sous : sujets « pos­sibles », « prêts à publier », « publiés » et « repor­tés ».

Le vrai plus de Trel­lo, c’est qu’il fonc­tionne comme des pou­pées russes :

  • En cli­quant sur une tâche prin­ci­pale, on peut y lis­ter des tâches secon­daires, ajou­ter des fichiers, des com­men­taires, un indi­ca­teur colo­ré…
  • On peut mul­ti­plier les tableaux de bord : par exemple un pour le ser­vice sports et un autre pour le ser­vice inter­na­tio­nal, ou encore un pour les sujets à court terme et un autre pour les enquêtes à long terme.

2. Google Sheet, pour les amoureux des feuilles de calcul

Exemple de “backlog” réalisé avec Google Sheet.
Exemple de “back­log” réa­li­sé avec Google Sheet.

Si vous êtes comme moi un amou­reux du tableur en ligne Google Sheet, sachez que vous pou­vez aus­si l’utiliser comme un ges­tion­naire de pro­jets, et qu’il se révèle, de façon sur­pre­nante, très effi­cace dans ce rôle – voir l’exemple d’un site d’étudiants en école de jour­na­lisme dont j’ai pilo­té le lan­ce­ment, ci-des­sus.

Dans ce cas, vous par­ta­ge­rez votre docu­ment avec tous les col­la­bo­ra­teurs concer­nés, puis vous lis­te­rez un sujet par ligne de votre tableau (pen­sez à figer la ligne d’en-tête). Ensuite, vous aurez besoin des fonc­tion­na­li­tés sui­vantes :

  • Com­men­taire de cel­lule. Je l’ai décou­vert il y a peu : un fil de com­men­taires peut être créé pour chaque cel­lule d’une feuille. Les par­ti­ci­pants à cette conver­sa­tion très ciblée reçoivent une noti­fi­ca­tion par e-mail à chaque nou­veau post.
    Clic droit sur la cel­lule -> « Insé­rer un com­men­taire » dans le menu contex­tuel
  • Mise en forme condi­tion­nelle. Per­met, par exemple, de pas­ser une cel­lule sur fond rouge si le mot « impor­tant » est détec­té à l’intérieur.
    Menu For­mat -> Mise en forme condi­tion­nelle
  • Tri des don­nées. Per­met de chan­ger l’ordre des lignes selon l’une des colonnes, par exemple pour affi­cher les sujets mar­qués « impor­tants » en pre­mier.
    Clic droit sur la lettre de la colonne concer­née, puis « Trier de A à Z »
  • Vues fil­trées. Per­met, par exemple, uni­que­ment les sujets pour les­quelles la colonne « état d’avancement » est « en cours » et la colonne « prio­ri­té » est « très impor­tant ».
    Menu Don­nées -> Vues fil­trées
  • Vali­da­tion des don­nées. Per­met de for­cer l’utilisateur à choi­sir le conte­nu d’une cel­lule entre plu­sieurs valeurs pré­dé­ter­mi­nées, et de créer un petit menu dérou­lant.
    Menu Don­nées -> Vali­da­tion
  • Pro­tec­tion de plages. Per­met de ver­rouiller cer­taines feuilles, cer­taines colonnes ou cer­taines plages de cel­lules, afin d’éviter que des uti­li­sa­teurs patauds ne mettent le bazar dans votre bel édi­fice.
    Menu Don­nées -> Feuilles et plages pro­té­gées
  • Retour à la ligne dans le texte des cel­lules. Par défaut, le texte d’une cel­lule est tron­qué s’il est trop long pour la taille de cette der­nière (sauf si la cel­lule d’à côté et vide). Mais on peut pré­voir un retour à la ligne auto­ma­tique. Atten­tion tout de même, dans ce cas, la hau­teur totale de votre feuille à l’écran va avoir ten­dance à aug­men­ter dan­ge­reu­se­ment, et vous per­drez le côté syn­thé­tique de l’outil.
    Icône « Acti­ver le retour à la ligne auto­ma­tique” de la barre d’outils
  • Et aus­si… Vous pou­vez expor­ter une feuille au for­mat PDF, par exemple pour com­mu­ni­quer l’état d’avancement à votre chef ou à toute l’équipe par e-mail ; consul­ter l’historique des révi­sions voire reve­nir à une ver­sion anté­rieure en cas de plan­tade ; attri­buer un iden­ti­fiant unique à chaque ligne pour une meilleure tra­ça­bi­li­té.

3. Basecamp, une belle interface pour des projets plus complexes

Capture d'écran d'une démo de Basecamp.
Cap­ture d’écran d’une démo de Base­camp.

C’est un peu la Rolls des ges­tion­naires de pro­jets : avec son desi­gn épu­ré et son inter­face aux petits oignons, Base­camp ne fait pas mal aux yeux quand on le charge et ne dérou­te­ra pas les moins agiles du cla­vier dans votre équipe.

Mais il n’est pas gra­tuit, et vous n’aurez peut-être pas besoin d’autant de fonc­tion­na­li­tés (calen­drier, groupe d’utilisateurs, fonds de docu­ments…) si vous ne publiez que trois articles par semaine.

Coté open source et gra­tuit, on peut citer Red­mine, mais son inter­face char­gée est davan­tage étu­diée pour des déve­lop­peurs, et elle risque de décou­ra­ger le com­mun des mor­tels.

Voi­là ! Main­te­nant c’est à vous de racon­ter vos expé­riences en termes d’outils et d’organisation du tra­vail en géné­ral.

Je passe dans beau­coup de rédac­tions et je vois beau­coup de sys­tèmes en place, mais sou­vent leurs uti­li­sa­teurs n’ont pas l’air très satis­faits, je pense qu’un peu de par­tage d’expérience fera du bien à tout le monde.

Puisque vous passez par là…

J’ai besoin de votre aide : je m’intéresse à la mesure d’audience des médias en ligne (dans Google Analytics, sur Facebook, sur Twitter…) et à ce que les journalistes en font. En participant à ma petite enquête sur le sujet, vous m’aiderez à concevoir de nouveaux services intéressants.

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C'est nul, je veux de gros boutons colorés !

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